Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten in set! (Sustain Event Tool) — im Mandanten-Portal und im Lieferanten-Portal — zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden.
Die Angaben zum Plattformbetreiber sind noch nicht vollständig. Mit [[…]] markierte Stellen werden vor dem Produktivbetrieb ergänzt.
Verantwortlicher und Rollen
Betreiber der Plattform ist das im Impressum genannte Unternehmen. Für den Betrieb der Plattform selbst — Benutzerkonten, Sicherheit und Protokollierung — ist der Betreiber Verantwortlicher. Zum Impressum
[[Firma und Rechtsform des Plattformbetreibers]][[Straße und Hausnummer]], [[PLZ Ort]], Deutschland
Telefon: [[Telefonnummer]] · E-Mail: [[E-Mail-Adresse]]
Für die Daten, die ein Mandant (z. B. eine Agentur) in set! zu seinen Veranstaltungen, Lieferanten und Teilnehmenden erfasst, ist der jeweilige Mandant Verantwortlicher. Der Betreiber verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungs-Vertrags (AVV). Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten des Betreibers erreichen Sie unter:
[[Datenschutzbeauftragter: Name bzw. Firma]][[Datenschutzbeauftragter: E-Mail-Adresse]]
Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich je Datenkategorie auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
| Datenkategorie | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Benutzer (Mandant-Mitarbeiter) | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Sprache und Zeitzone, Anmeldezeitpunkte | Bereitstellung der Plattform: Benutzerkonten, Anmeldung, Rollen und Berechtigungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Nutzungsvertrag Mandant ↔ set!) |
| Lieferanten-Ansprechpartner | Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechpartner und Benutzer von Lieferanten, Einladungs- und Zuweisungsstand, Empfänger freigegebener Zugänge | Einladung von Lieferanten, Zuweisung zu Veranstaltungen und Programmpunkten, Erfassung von Nachhaltigkeitsangaben | Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO — Vertragsanbahnung / berechtigtes Interesse des Mandant-Kunden |
| Event-Team und Event-Ansprechpartner | Name und Kontaktdaten der Event-Ansprechpartner, Zuordnung von Benutzern zum Event-Team | Planung von Veranstaltungen und Programmpunkten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Benutzer) / lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse des Mandanten an der Planung (externe Ansprechpartner) |
| Event-Reisedaten (bei namentlichem Bezug) | Anreiseart, Entfernungsklasse und Anzahl der Personen je Hin- und Rückreise; Ausgangsorte nur während des Imports | Berechnung des CO₂-Fußabdrucks der An- und Abreise der Teilnehmenden | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse des Mandanten, sofern Bezug personenbezogen |
| Nachhaltigkeitseingaben, Nachweise und Berichte | Eingaben mit Akteur und Zeitstempel, hochgeladene Nachweise und Zertifikate, Berichte mit Namen von Lieferanten und Ansprechpartnern | Erfassung und Bewertung der Nachhaltigkeit, Erstellung und Freigabe von Nachhaltigkeitsberichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung |
| CO₂-Bilanzdaten (Handlungsfeld-Ebene) | Aggregierte CO₂- und Score-Werte je Handlungsfeld, Programmpunkt und Veranstaltung | CO₂-Bilanz und Nachhaltigkeitsbericht | Regelmäßig nicht personenbezogen (aggregiert) |
| Systembezogene E-Mails | E-Mail-Adresse, Betreff, Versandzeitpunkt und -status | Einladungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen; Nachweis des Versands | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung / lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am Versandnachweis |
| Audit-Log | Änderungen an Datensätzen und Statusübergänge mit Akteur und Zeitstempel, Anmeldeversuche, IP-Adresse und User-Agent | Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Schutz vor Missbrauch und IT-Sicherheit | Art. 6 Abs. 1 lit. c / lit. f DSGVO — Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2), IT-Sicherheit |
| Vertrags- und Datenschutzdokumentation | Name und Funktion der unterzeichnenden Person, Zeitpunkt des AVV-Abschlusses und von Widersprüchen gegen Unterauftragsverarbeiter | Nachweis der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Nachweispflicht (Art. 5 Abs. 2, Art. 28 DSGVO) |
| Medien des Mandanten | Logo und Videos des Mandanten | Darstellung des Mandanten in den Portalen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung |
Reisedaten mit Personenbezug
Für die CO₂-Bilanz einer Veranstaltung lädt der Mandant die An- und Abreise der Teilnehmenden als Excel-Vorlage hoch. Die Vorlage enthält keine Namen, sondern je Zeile nur Postleitzahl, Land, Verkehrsmittel und die Zahl der Mitreisenden. set! übernimmt daraus nur die nach Verkehrsmittel und Entfernungsklasse zusammengefassten Werte und löscht die hochgeladene Datei nach dem Import.
Ein Personenbezug entsteht, wenn die hochgeladene Liste Personen erkennbar macht — etwa eine namentliche Teilnehmerliste mit Namen oder E-Mail-Adressen. Dann ist der Mandant als Verantwortlicher auf eine Rechtsgrundlage angewiesen, in der Regel sein berechtigtes Interesse an der CO₂-Bilanz der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und muss die Teilnehmenden nach Art. 13/14 DSGVO informieren. set! erkennt solche Listen beim Import und weist den Event-Owner darauf hin.
Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Die Plattform wird in der Europäischen Union betrieben. Welche Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden, wo sie Daten verarbeiten und welche Garantien bestehen, steht im öffentlichen Sub-Processor-Register. Zum Sub-Processor-Register
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es der jeweilige Zweck erfordert. Die Aufbewahrungsfristen sind je Mandant vertraglich festgelegt; nach ihrem Ablauf werden personenbezogene Daten gelöscht oder pseudonymisiert, damit Bilanzen und Nachweise ohne Personenbezug erhalten bleiben.
Ihre Rechte
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Geht es um Daten, die ein Mandant in set! erfasst hat, wenden Sie sich bitte an diesen Mandanten als Verantwortlichen — er kann Auskunft, Export und Löschung direkt in set! veranlassen.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für den Betreiber zuständig ist:
[[Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Sitzland des Betreibers)]][[Anschrift der Aufsichtsbehörde]]
[[Webseite der Aufsichtsbehörde]]